Oversigt - se alle Ugens Tip

Påmindelser som e-mail

Har du overvejet, om brug af e-mail som rykkermedie kan lette dit arbejde og øge effektiviteten? Forestil dig, at du brugte lidt tid på at registrere elevernes forældres e-mail i elevens lånerregistrering. Fremover kan du så trække på forældrehjælp, når overskredne udlån skal tilbagekaldes. Du vil tilmed kunne spare papir og tid på fordeling af hjemkaldelserne. Og skulle der alligevel være brug for papirhjemkaldelser er de fortsat til rådighed.

1. Der er truffet aftale med Dantek support om, at biblioteket kan benytte Danteks mailsystem til udsendelserne. Der oprettes adgang hertil af Dantek, og man betaler et mindre oprettelsesgebyr. Bestil ved at skrive til support@dantek.dk eller ring 8680 3099

2. Du sørger for, at indsætte en afsender e-mail i programmet Afdelinger (se illustration herover).

Bemærk: Denne afsender vil modtage lånernes henvendelser, hvis lånerne i deres mailsystem benytter ”Besvar”.

Gør sådan:
Start programmet Afdelinger (find det i menupunktet 'Administrative opgaver')

Højre-klik dit skolenavn og vælg Egenskaber

Indskriv korrekt E-mail adresse for afsender af hjemkaldelserne (skolebibliotekets e-mail-adresse)

3. Du tilføjer nu e-mail adresse hos alle de lånere, der skal kunne modtage hjemkaldelser som e-mail.

Gør sådan:

Start Lånerregistrering

Åbn en låner.

Tilføj korrekt e-mail adresse.

Gem (klik fx diskette ikonet).

-- næste låner

OBS! Med udvidelsen UNI-Login, kan (elevers) e-mail adresser importeres fra SkoleKom.

I mappen Daglige opgaver finder du værktøjet der håndterer disse udsendelser.

Meddelelserne kan udsendes på papirform, som breve tilpasset rudekuvert eller sendes (som e-mail)

Start programmet og vælg, hvem der skal have fx hjemkaldelser. Højreklik på det niveau i låner-hierarkiet hvorunder de lånergrupper befinder sig, som du vil udsende til. Du kan naturligvis også udsende fra skolens niveau (fx højreklik på ”skolenavnet” – altså til påmindelser til alle skolens lånere!)

Afmærk ”Send meddelelser …”(evt. suppleret af udskriv…)

Klik OK

Nu udsendes der e-mail påmindelser… det  varer kun et øjeblik.

Bemærk: Der kan udsendes en påmindelse eller det kan gøres igen. "Igen" er en god ide, såfremt lånerne ikke har reageret på første påmindelse, eller måske endnu mangler at aflevere alt, som der første gang blev påmindet op. Første påmindelse vedrører alene nytilkomne ”overtrædelser”.

Obs! Det forudsættes, at du har aftalt med Dantek (punkt 1 ovenfor)

Find en låner med ”røde tal”. Opret en midlertidig lånergruppe (klasse) fx ”X”. 

Sørg for, at din låner knyttes til denne ”klasse” og indsæt din egen e-mail adresse - Gem.

Start nu ”Udsendelse af hjemkaldelses- og reserveringsmeddelelser”, udpeg klassen ”X” og højreklik

vælg så "Send" meddelelser. 

Hvis låner allerede har modtaget påmindelse på papir, skal du benytte " .....igen"

Check nu din private e-mail konto for "en hilsen" fra skoles skolebiblioteket! 

Husk: i egen interesse at fjerne din private e-mail adresse og at flytte låner tilbage til den oprindelige klasse.